Perché nel 2026 parliamo ancora del bisogno di produttività?
Capiamo un momento cosa vuol dire produttività, perché trovo ancora chi ha un concetto molto debole di questa parola e poi ti spiego come si può migliorare, ma ho già un’anticipazione: non serve impiegare più tempo per essere più produttivi.
Cos’è davvero la produttività
Se parliamo di produttività serve farlo seriamente, senza dover leggere una lista di spiegazioni tecniche o accademiche. È sufficiente intanto affermare che produrre di più non significa lavorare di più, inteso come aggiungere ore di lavoro. Questa affermazione è vera anche per chi ha un macchinario in produzione che fa 10 pezzi al minuto e afferma che ne può fare solo 10, massimo 11, ma già qui lo posso smentire: se cambi macchina e ne acquisti una che produce invece 20 pezzi al minuto sei già più produttivo senza aver aggiunto ore di lavoro.
La produttività è quindi migliorabile non intervenendo sul tempo lavorato ma su questi 3 punti essenziali:
- qualità
- automazione
- organizzazione
Qualità
La qualità serve per produrre qualcosa che funzioni e sia perfetta. Se acquisti la macchina che produce 20 pezzi al minuto invece che 10 hai migliorato la produttività, ma se ognuno dei 20 pezzi prodotti li devi controllare e li devi smussare, pulire o ripassare, allora stai sprecando tempo e a fine giornata ne produrrai tanti quanti la macchina da 10. Non è un salto di qualità.
Automazione
L’automazione permette di eseguire le stesse operazioni in modo seriale, una dopo l’altra, per cui devi capire quali sono i processi, descriverli accuratamente e rendere automatico ciò che non ha bisogno dell’intervento umano. Non stiamo ancora parlando di IA (Intelligenza Artificiale), c’è moltissimo lavoro che è automatizzabile anche senza IA. Anzi, in molti casi dove serve qualità, l’IA potrebbe essere un problema perché opera a livello statistico, per cui se ti serve tagliare un pezzo a larghezza 5 centrimetri, devi avere una macchina che lo taglia esattamente a 5 centimetri, non che “su base statistica dovrei tagliarlo più o meno qui”. L’IA funziona molto bene quando il collo di bottiglia è la parte analogica, cioè una telefonata, un’email scritta da una persona, un’immagine. L’IA è ottima per trasformare qualcosa di analogico, impreciso, approssimativo, in dati strutturati che devono essere introdotti in un sistema di automazione.
Organizzazione
L’organizzazione è ciò che permette di automatizzare e creare qualità. Le obiezioni che sento quasi a ogni inizio di progetto è questa: “automatizziamo solo la prima parte perché questa seconda parte è complicata, ci sono troppe varianti, ci sono delle eccezioni…”. Se lasciamo che le eccezioni diventino la regola, non abbiamo organizzato un bel nulla. Le eccezioni ci sono, è normale, siamo umani. Non saranno tutte prevedibili, ma se le conti, le definisci e decidi come gestirle, non diventeranno più eccezioni e saranno parte del processo.
Mi riaggancio all’esempio sopra: ora riesco a produrre 20 pezzi al minuto invece che 10, però quando escono hanno delle schegge derivanti da un taglio più veloce. Potrei mettere una persona a controllare i pezzi e a pulirli manualmente. È un’eccezione? Se succede una volta l’anno è un’eccezione trascurabile, se succede anche solo un 10% ha senso trovare una soluzione: aggiungo una macchina che pulisce il pezzo. Oppure c’è una macchina che già li pulisce. Insomma, so che il pezzo sporco è diventato parte del processo, per cui o lo lascio così (lascio un’eccezione da gestire manualmente) oppure la gestisco pulendolo automaticamente, per cui mi organizzo per automatizzare l’eccezione e avere alla fine sempre un risultato di qualità.
Come produrre lavorando 1/5 del tempo
Sviluppare software è il nostro lavoro quotidiano, e fino a poco tempo fa non mi rendevo conto del valore che stavamo creando se non ci fermavamo a fare un’analisi. Si è sempre immersi, infatti, a fare il proprio lavoro concentrati, “a testa bassa”, quando è sufficiente fare due chiacchiere con qualche cliente soddisfatto che ti rendi conto di fare già la differenza.
Questo è un caso reale che vale più di mille parole.
Guglielmo e il fratello Matteo hanno un’azienda che si occupa principalmente di manutenzione centri revisione auto, con tecnici interni, tecnici esterni e fornitori esterni.
Ogni fine mese arrivavano sulla scrivania pacchi di fogli: rapporti di lavoro compilati a mano. Qual era il problema?
- interpretare le varie calligrafie (sì, la gente di fretta non scrive sempre bene)
- capire quali ricambi sono stati portati al cliente per scaricare il magazzino (“è una O o uno zero?”, “perché qui non c’è il codice articolo?”)
- se qualcosa non è chiaro va chiesto alla persona che ha compilato il rapporto di lavoro
- delle parti non sono compilate perché il tecnico si è dimenticato
Quanto ci si impiega a fatturare un centinaio di rapporti di lavoro così? Una settimana, con una persona dedicata.
Come abbiamo migliorato la produttività
Innanzitutto è stata tolta la carta: niente cose scritte a mano, ma compilate digitalmente dentro il gestionale.
Quando il tecnico esce dal centro revisione ha già chiuso il rapporto di lavoro sul gestionale, selezionando gli articoli usati generando in automatico lo scarico del magazzino dei ricambi giusti, senza errori di trascrizione del codice articolo, perché scegli i ricambi da una lista.
La firma del rapporto di lavoro avviene sempre da gestionale o app.
E al cliente cosa rimane se non c’è la carta? Il rapporto di lavoro in PDF inviato dal tecnico prima di uscire.
E chi deve fatturare dove trova i rapporti di lavoro? Nel gestionale, voce di menu Interventi, filtra il mese corrente, tasto Seleziona tutto e Crea fattura, un paio di impostazioni e vengono generate circa un centinaio di fatture.
Siamo passati quindi da una settimana di lavoro a pochi minuti. Ognuno fa il suo (ricordi la parola organizzazione?).
Il tecnico usa uno strumento nuovo per i rapporti di lavoro, l’amministrativa li trova già in ordine, il gestionale automatizza:
- crea automaticamente le fatture
- i dati anagrafici ci sono già
- usa i metodi di pagamento concordati con il cliente e censiti in anagrafica
- il magazzino è aggiornato in tempo reale
La compilazione dei rapporti di lavoro e la fatturazione automatica è solo una parte dell’aumento di produttività, perché sono nostri clienti dal 2016 circa, e negli anni abbiamo sviluppato anche altre integrazioni su preventivi, contratti, ordini e altre sezioni.
Le eccezioni
Alcune eccezioni ci sono, fanno parte della normalità, non voglio raccontare che un software fa tutto alla perfezione e le persone diventano infallibili. Chi inserisce i dati sbagliati nel software crea un problema, chi sbaglia a fatturare deve poi impiegare tempo per risolvere, chi sviluppa software può sbagliare un’automazione e deve investire tempo per correggerla.
E allora che senso ha avere qualcosa che non è infallibile?
Beh, siamo passati da 5 giorni di lavoro a un’ora per farla grande, quindi da 40 ore a 1 ora. Cos’è, un 4000%? Qualche piccola eccezione ci sta. Ne abbiamo già gestite, rimangono veramente solo quelle che devono essere pensate, per cui serve l’intervento umano.
In un primo periodo, poi, i tecnici lavoravano con carta + gestionale per evitare di perdersi pezzi o non avere l’ansia di sbagliare qualcosa, ma è stato breve.
Dopo 10 anni stiamo ancora ottimizzando insieme altri processi e affinandone alcuni già gestiti. Quando ti rendi conto che l’azienda lavora meglio, non riesci a fare a meno di pensare al prossimo processo da automatizzare.
Da dove iniziare?
La prima cosa da fare è togliere la carta, 100% garantito. Fai un favore all’ambiente e a te stesso.
Il software gestionale per l’assistenza tecnica è il sostituto perfetto, puoi chiedere a chiunque, non ci sono altre formule: carta o gestionale.
Ripensa alla tua organizzazione, cosa vuoi automatizzare e otterrai anche qualità.
Attenzione: pensa a cosa VUOI automatizzare, non a cosa PUOI. Tu vuoi qualcosa, noi sappiamo fino a dove si può automatizzare, non dare per scontato che qualcosa non si possa fare. Raramente diciamo di no: non per fare bella figura ma perché abbiamo ormai più di 10 anni di esperienza, siamo giovani e in un momento dove la tecnologia non manca.
Valuta cosa trovi nel mercato. Noi offriamo un software gestionale open source, per cui puoi aprire il cofano e vedere come funziona il programma se hai le conoscenze, e sicuramente hai già trovato nel sito dov’è il codice sorgente. Siamo ormai tra le poche aziende che dà il codice completo di un software gestionale, per cui lo puoi anche installare nel tuo server e se qualcosa va storto hai sempre tutti i tuoi dati nel tuo server, senza dipendere a vita da noi. Questo è il massimo della trasparenza che puoi trovare. Chiedi a chi vuoi, se mi sbaglio scrivici pure su info@openstamanager.com.
Io sono Fabio Lovato, il fondatore di questo progetto, e con il socio Luca Salvà sviluppiamo questo tipo di progetti. In azienda siamo in 6 persone, seguiamo da vicino i nostri clienti e non cerchiamo di vendere a chiunque ma solo a chi vuole veramente cambiare il proprio modo di lavorare.
Puoi iniziare con il gestionale standard che è sempre aggiornato, e lo personalizziamo come un vestito su misura per la tua azienda.
Chiedere una consulenza non ti costa nulla. Fissiamo fino a un’ora di chiamata per capire se possiamo fare al caso tuo, poi decidi tu:
*Immagine di copertina generata con IA